الهيكل الإداري


مكتب مسجل الكلية:

ويتبعه كل من الأقسام التالية:-

أ.   قسم القبول والتسجيل.

ب. قسـم الخريجين.

ج.  قسم الخدمة الاجتماعية.

أ- قسم القبول والتسجيل ويختص بالإشراف على التالي:-

1-تلقي كشوفـات وأوراق المرشحين للقبول بالكلية ومراجعتها واستيفاء الإجراءات  الواجبة نحوها.

2-إتمام الإجراءات المتعلقة بانتقال الطلاب والتسجيل ووقف القيد أو إعادته.

3-أعمال شؤون الطلاب الوافدين.

4-إعداد قوائم بأسماء الطلاب موزعين على الأقسام العلمية.

5-إعداد سجلات قيد الطلاب.

6-تحرير الشهادات التي تطلب من السجلات طبقاً للإحكام المقــررة.

7-استخراج البطاقات الجامعية للطلاب.

8-منح الإفادات الخاصـة بالإسكان الطلابي.

9-تنظيم الرحلات العلمية للطلاب بالاشتراك مع الجبهات المعنية.

10-إعداد الإحصائيات والبيانات الخاصة بالطلاب.

ب. قسم الخرجين ويتولى التالي :

1- تلقي نتائج الخرجين والاحتفاظ بها.

2-إبلاغ الجهات المعنية بأسماء الخرجين وتقديراتهم.

3-استيفاء بيانات النماذج الخاصة بتحرير شهادات وإفادات التخرج وكشوفات درجات الخرجين.

4-تسليم الإفادات والشهادات وكشوفات الدرجات لأصحابها بعد اعتمادها من الجهات المختصة.

ج .قسم الخدمة الاجتماعية ويتولى الاختصاصات التالية:

1-رصد وبحث وتحليل الظواهر  المختلفة داخل الكلية واثر ذلك على العملية التعليمية ، وتقديم التوصيات بشأنها.

2-القيام بتجميع المعلومات عن طريق الاستبيانات وأدوات البحث العلمي الأخرى للتعرف على اتجاهات وأنماط للسلوك، وتحليلها وتقديم التوصيات بشأنها.

3-الاشتراك في إعداد للدراسات والبحوث المتعلقة بأساليب معالجة الانحرافات والظواهر الاجتماعية.

4- تقديم المقترحات والتوصيات التي من شانها توطيد وتأكيد العلاقات بين أعضـاء هيئة التدريس والموظفـين والطلاب على مختلف المستويات.

5-تقديم النصح والمشورة لإفراد المجتمع الجامعي بالكلية ، وتفهم مشاكلهم ، ومساعدتهم في التغلب عليها.

6-إعداد برامج الخدمة الاجتماعية وأساليب تنفيذها داخل الكلية.

7-إعداد التقارير الدورية عن مجال التخصص.

مكتب الشؤون الإدارية:

يقوم مكتب الشؤون الأدارية بالإشراف المباشر على جميع الأعمال الإدارية والمالية التي تخص الكلية والتي تشمل المهام التالية:

1- العمل على إنجاز المعاملات الإدارية والمالية بالكلية.

2- متابعة الأعمال الإدارية والمالية بالكلية.

3- مراجعة التقييم السنوي لموظفي إدارة الكلية وإبداء الملاحظات عليه وعرضه على العميد لاعتماده.

4- تحديد حاجات التدريب لموظفي إدارة الكلية.

5- تشجيع موظفي إدارة الكلية وتحفيزهم والإشراف على البرامج التحفيزية.

6- التنظيم والإشراف على مسابقات الوظائف الإدارية وتشكيل لجان المقابلات والتقييم

7- إعداد التقارير المالية.

8- إعداد ميزانية الكلية السنوية.

9- الاشرف علي عملية ضبط الأمن بالكلية.

10- الاشراف علي النظافة والعمليات الخاصة بحدائق الكلية.

مكتب شؤون أعضاء هيئة التدريس:

يختص مكتب شؤون أعضاء هيئة التدريس بالأتي :

1- الإشراف علي كل ما يتعلق بشؤون أعضاء هيئة التدريس بالكلية.

2- متابعة الإجراءات المتعلقة بأعضاء هيئة التدريس مع إدارة الجامعة .

3- اعتماد وإحالة الجداول الدراسية والساعات التدريسية لأعضاء هيئة التدريس القاريين والمتعاونين .

4- تنفيد سياسة الكلية بما يتعلق بشؤون أعضاء هيئة التدريس بالكلية.

مكتب الجودة:

يهتم مكتب منسق الجودة بالتالي :

1- نشر وتعزيز ثقافة الجودة فيما يختص بالجودة على مستوى الكلية , وكذلك التوجيهات الصادرة عن مكتب ضمان الجودة والإعتماد بالجامعة .

2- المساهمة في إعداد رؤية ورسالة وأهداف الكلية والتأكد من توافقها مع رؤية ورسالة وأهداف الجامعة ومراجعتها بشكل دوري.

3- تقييم واقع الأداء بالكلية وتحديد نقاط القوة والضعف عن طريق إجراء الدراسات الذاتية ومقارنتها بالمعايير التي وضعها مركز ضمان جودة واعتماد مؤسسات التعليم العالي .

مكتب الدراسة والامتحانات:

يتابع مكتب الدراسة والامتحانات الأمور المتعلقة بالطلاب فيما يخص الحضور في جميع المقررات الدراسية المسجل فيها مثل:

– المحاضرات النظرية.

– الدروس العملية.

– الزيارات الميدانية.

– المناقشات العلمية.

ويقوم أيضاً قسم الدراسة والامتحانات بالتنسيق مع أعضاء هيئة التدريس بمتابعة حضور الطلبة وتقديم الكشوفات نصف شهرى الى قسم التسجيل .

يتابع المكتب أيضاً وبالتنسيق مع مكتب الاشراف والاقسام العلمية عملية تنفيج أعضاء هيئة التدريس المتعلقين بها وعملية تعويض الفاقد ومتابعتها.

مكتب متابعة شؤون الطلبة:

في محاولة من إدارة الكلية للرفع من مستوى الخدمات لطلاب الكلية، فقد تم إنشاء هذا المكتب لكي يتم من خلاله تبسيط الإجراءات على الطالب والذي يشتكي عادة من عدم فهمها وآلية انجازها، وعن الطرق الكفيلة بإيصال مقترحاتهم وشكواهم إلى إدارة الكلية، كما يقوم المكتب بتقديم المشورة والنصح للطلاب في كل ما يتعلق بعلاقتهم بالكلية.

ويتبع المكتب الآلية التالية في أداء مهامه وفي التعامل مع الطلبة:

 1- يتقدم الطالب إلي مكتب متابعة شؤون الطلبة ويقوم بتعبئة النموذج المعد، والذي يحوي الخانات التالية:

أ‌. الرقـــم: وهو الرقم الذي يصرف للنموذج والذي من خلاله يمكن للطالب متابعة المكتب

ب‌. التاريخ: وهو تاريخ تقديم النموذج

ت‌. الوقــت: وهي ساعة تقديم النموذج.

ث‌. النـــوع: نوع الإجراء المطلوب وتوجد به أربع خانات يختار الطالب إحداها وهي (طلب، استفسار، مقترح، شكوى).

ج‌. إلي: وهي تعني الجهة أو الشخص المراد توجيه النموذج إليه، وإذا تركت خاليه فإن النموذج يحول إلى مسجل الكلية.

ح‌. الموضوع: وهي تخص موضوع النموذج والذي يشرح فيه الطالب الغرض من تقديمه.

خ‌. الاســـم: اسم الطالب (مقدم النموذج)

د‌. رقم القيد: رقم قيد الطالب (مقدم النموذج)

ذ‌. التوقيع: توقيع الطالب (مقدم النموذج)

ر‌. القسيمة: وهي القسيمة التي تمنح للطالب ويمكن من خلالها مراجعة المكتب وتحوي رقم النموذج وتاريخ وتوقيت تقديم النموذج وتوقيع الموظف المستلم.

2- إذا كان المتقدم مجموعة من الطلاب فيجب إن يرفق بالنموذج قاتمة تحوي أسماءهم وأرقام قيدهم وتوقيهم.

3- يقوم الموظف بالمكتب بتحويل النموذج مباشرة بعد تقيمه، ومتابعة وإنهاء الإجراءات الخاصة به وتقديم الرد والإجراء النهائي المتخذ لمقدم النموذج بأسرع وقت ممكن.

4- يراجع الطالب (مقدم النموذج) مكتب متابعة شؤون الطالبة لمعرفة ما اتخذ بالخصوص.

5- يوجد بظهر النموذج خانات تبين الإجراءات المتخذة بالخصوص وكذلك أسماء وصفات من قاموا بذلك وتاريخ وتوقيت اتخاذ تلك الإجراءات.